Pode ser que, ultimamente, você, advogado, esteja se indagando sobre a necessidade de, além de ser um excelente técnico na carreira jurídica, ter diferenciais. Quais ações seriam necessárias para alavancar, de modo significativo, a sua advocacia e o seu tão prestigiado nome?
Antes de alinhar as ações, é necessário compreendermos que, sem gestão e controle, perdemos em produtividade e em qualidade. Sem qualidade, corremos o grande risco de perdermos nossos clientes. A tecnologia está aí justamente para nos assistir e facilitar nosso trabalho, de modo que possamos expandi-lo de forma imensurável, com automação de sistema e de rotinas que manterão os controles. Tomar a iniciativa de rever nossos métodos de controle e nossas rotinas é o primeiro passo para a mudança e para o sucesso.
Costumo dizer que o controle e domínio do próprio escritório é a arte de gerir métodos e processos de trabalho, criando uma organização simples e eficiente de todos os seus controles de trabalho.
Para esta gestão, é necessária a utilização das ferramentas dos "softwares de controle jurídicos", que estão disponíveis no mercado, com tecnologia avançada, e buscam atender as diversas necessidades de gestão e controle na advocacia. Com isso, o escritório pode organizar e implementar a gestão estratégica e de pessoas, com os diversos mapeamentos, fluxos e controles necessários para a utilização na sua totalidade do software jurídico.
As funcionalidades de automação possibilitam a análise de dados processuais armazenados; fluxograma dos controles existentes na advocacia; migração de todos os dados para o novo software jurídico; organização e desenho de novos fluxos; perfil de acesso para utilização; controles de prazos jurídico e interno em todas as áreas; executores e prazos de cada etapa do processo de automação; treinamentos adequados para implementação; relatórios para clientes; relatórios para tomada de decisão e medição e resultados.
Com o processo da automação na advocacia, a equipe exercerá as atividades com maior eficiência e sem retrabalho de rotinas, podendo assim oferecer maior excelência ao cliente no tocante à agilidade para oferecer estratégias jurídicas e precisão nas informações processuais, além de feedback rápido.
Com os softwares apropriados, pode-se perceber a grande otimização dos trabalhos em curto espaço de tempo. Os ganhos são enormes com os controles das atividades. Além do mais, atualmente, existem diversos softwares jurídicos que podem se adequar para cada escritório.
Mas antes de escolher, é importante que faça uma análise profunda sobre sua real necessidade: perda de prazo, de controle, estatísticas, se a forma que organiza seus processos não é adequada, etc. Busque um que caiba no seu orçamento de investimento. Lembre-se sempre de que todo e qualquer investimento facilita, consideravelmente, sua gestão, seu relacionamento com os clientes e, inevitavelmente, seus lucros.
A primeira dica: diagnostique com seus liderados e gestores das áreas fim (jurídica) e meio (administrativa) os principais pontos de controle. Divida em etapas os processos que precisam ser otimizados. Depois, defina a melhor estratégia para criar ou para otimizar, naquela área específica, o controle da sua gestão. O objetivo maior é organizar, de forma definitiva e completa, seu escritório e sua gestão, para que sua equipe trabalhe eficientemente e você, sócio, chegue ao final do dia tranquilo, sabendo que todos os seus prazos foram devidamente protocolados na justiça e porque sua gestão é eficiente.
Após a definição do melhor produto, mais uma dica: você deve observar a cultura da sua advocacia e os executores dos seus processos. A partir daí, defina e limite todas as fases do processo de dados já implantados e armazenados, para escolher a melhor forma de migração desses dados. Desenhe, com seus pares, a implantação do sistema; crie os fluxos – início, meio e fim – do processo. Depois, parta para a capacitação da equipe e a criação das rotinas.
Entendemos a necessidade de excelência em todos os processos de trabalho, sejam eles na área fim (jurídica), sejam eles na área meio (administrativa). Para tanto, precisamos estimular e priorizar a organização criando metas, controles, fluxos e ações criativas na gestão dos controles rotineiros, que tornarão sua marca jurídica, sem dúvida, única no mercado.
Contando com um software jurídico adequado e controle de gestão, é muito provável que, entre seis meses e um ano, você tenha a tranquilidade e a eficiência de gestão que tanto almeja e merece ter.
Fonte: Conjur
SERJUS