Mesmo que os cartórios utilizem sistemas informatizados e especializados para o controle financeiro, o entendimento e compreensão dos Livros Diários Auxiliares sempre causam polêmicas e dúvidas em tabeliães, oficiais, contadores e colaboradores. Ferramentas imprescindíveis para a organização de uma serventia extrajudicial, esses livros são utilizados para a contabilidade das receitas e despesas dos cartórios, o que permite um controle financeiro mais preciso da unidade, contribuindo para que o exercício dos serviços prestados ao público não seja prejudicado por um eventual descontrole financeiro. Além de auxiliarem na regulamentação e fiscalização da arrecadação e destinação de partes dos emolumentos a órgãos públicos.
Consolidado pelo Provimento nº 45, do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), em 13 de maio de 2015, texto que substituiu o Provimento nº 34, de 2013, os Livros Diários Auxiliares contemplam, além do Livro Caixa, o Livro de Controle de Depósito Prévio, para as unidades cujo serviço admitam a prática. Nele são lançados valores de depósito prévio recebidos, indicando número do protocolo, data do depósito e valor depositado, além da data da conversão do pagamento prévio em emolumentos resultante da prática do ato solicitado, ou, conforme o caso, da data da devolução do valor depositado, quando o ato não for praticado. Uma situação comum entre os cartórios é o lançamento no Livro não ser realizado diariamente. Dessa forma, despesas e receitas, muitas vezes, são registradas todas juntas uma vez ao mês ou a cada três meses, gerando erros e até o esquecimento de lançamentos, gastos e demais débitos que ocorreram a vários dias ou meses atrás.
Com tantos detalhes a serem verificados, é comum que dúvidas surjam e enganos aconteçam na hora de administrar essas ferramentas. Para aumentar a compreensão desse processo e desmistificar esse monstro que assombra os cartórios, dedicamos esta coluna a esclarecer as principais dúvidas relacionados à manutenção e à escrituração dos Livros Diários Auxiliares e também do Depósito Prévio.
Consultamos o advogado e especialista em Direito Tributário Antonio Herance Filho para ajudar nesta tarefa. Ele explica que cada livro tem regras próprias disciplinando a sua escrituração, que devem ser observadas com rigor. Um exemplo disso é o livro de Controle de Depósito Prévio, no qual somente devem transitar as importâncias que, ainda, não pertencem ao titular. Caso o ato não seja praticado, o valor deve sair do livro e voltar para o usuário. Porém, caso o ato seja concluído, o valor deixa a condição de depósito e converte-se em emolumentos, passando, assim, a ser escriturado no Diário Auxiliar e no livro Caixa Fiscal.
O Livro de Controle de Depósito Prévio, devido à sua natureza dinâmica, também pode ser escriturado apenas eletronicamente, a critério do delegatário. Esta escrituração eletrônica será impressa sempre que a autoridade judiciária competente assim o determinar, sem prejuízo da manutenção de cópia atualizada em sistema de backup ou outro método para sua preservação.
Já a receita do cartório deve ser lançada no Livro Auxiliar separada por especialidade, de forma individualizada, no dia da prática do ato, mesmo que o titular ainda não tenha recebido os emolumentos. Também deve haver uma breve descrição com a indicação do número do ato, quando existente, ou do livro e da folha em que praticado, ou ainda o do protocolo.
No caso das despesas, essas deverão ser lançadas no dia em que se efetivarem e sempre deverão resultar da prestação do serviço delegado, sendo passíveis de lançamento no Livro Diário Auxiliar todas as relativas a investimentos, custeio e pessoal, promovidas a critério do delegatário.
É muito importante que todas as receitas e despesas sejam lançadas corretamente, pois ao final de cada exercício será feito o balanço anual do cartório, com a indicação da receita, da despesa e do líquido mês a mês, e apuração do saldo positivo ou negativo do período. Anualmente, até o décimo dia útil do mês de fevereiro, o Livro Diário Auxiliar será visado pela autoridade judiciária competente.
É facultativa a utilização do Livro Diário Auxiliar também para fins de recolhimento do Imposto de Renda (IR), ressalvada nesta hipótese a obrigação de o delegatário indicar quais as despesas não dedutíveis para essa última finalidade e também o saldo mensal específico para fins de imposto de renda.
Segundo Herance, na apuração do Imposto de Renda mensal, os principais erros cometidos estão relacionados à dedução das despesas e à comprovação exigida pela legislação. A dica para evitar os equívocos é sempre delegar a tarefa da apuração a um profissional especializado.
Alertamos também que muitos profissionais da área contábil e jurídica não possuem o conhecimento e nem o domínio necessários para atender a área cartorária que é muita específica, sendo ideal a contratação de um sistema de informática especializado para tal.
*Joelson Sell é sócio e fundador da Escriba. Diretor de negócios e expansão. Formado em Gestão Comercial pela UNOPAR. Colunista do Jornal do Notário, revista do Colégio Notarial seção São Paulo.
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