A administração da serventia extrajudicial está cada vez mais complexa. O Tribunal de Justiça, a Secretaria da Fazenda, o Conselho Nacional de Justiça, as Prefeituras Municipais, dentre outros, obrigam os delegatários a revisar com frequência cada vez maior os procedimentos de trabalho adotados internamente.

O decreto nº. 60.489/2014 obrigou os notários do Estado de São Paulo a fornecer ao fisco informações sobre todos os atos de reconhecimento de firma no tocante à transferência de propriedade de veículos. O artigo 1° deixava claro que seria sem ônus para as partes do negócio. Contudo, nas primeiras semanas o caos já reinava nas serventias com alto volume de reconhecimentos: o site da Secretaria da Fazenda era intermitente (hoje funciona a contento), o que dificultava a prestação dos serviços e o cumprimento da nova obrigação. Funcionários foram deslocados para executar a tarefa de comunicar as transferências e podemos dizer que o tempo necessário para o trabalho dobrou (sem nenhuma receita adicional). Claramente, não foram considerados os custos adicionais que a novidade representou para os titulares. 

Além disso, o selo de reconhecimento por autenticidade não é utilizado apenas para a transferência de veículos, portanto não é um desafio simples. Então, ao comparar a rentabilidade do setor de Firmas e Autenticações antes e depois dessa obrigação, percebe-se uma perda considerável em face do aumento dos custos.

Agora em 2018, com o provimento que determinou a implantação dos Selos Digitais no Estado de São Paulo, muitas serventias já perceberam que as mudanças nas rotinas de trabalho serão ainda mais profundas do que previsto inicialmente. A prestação desses serviços foi determinada para que “ao menos na fase atual, sejam prestados sem custos adicionais aos usuários inclusive no que tange à impressão dos selos com QR Code”. Mais custos com impressoras, sistemas e pessoal. E mais uma vez: nenhuma receita adicional.

O impacto nos procedimentos internos das serventias com a redução do prazo de fechamento, que era semanal e passou a ser diário, é enorme e tem potencial para aumentar os custos operacionais. Isso certamente se refletirá na saúde financeira do cartório (quando ele ainda tem saúde), agora não só do setor de Firmas e Autenticações, mas da serventia inteira.

E vem mais por aí...o parecer nº 341/2018-E recomendou a edição do provimento nº 30, ressaltando a importância dos desdobramentos decorrentes da implantação dos Selos Digitais, como a criação do Livro de Registro Diário da Receita e da Despesa também em forma digital, deixando claro que há expediente em curso na CGJ. Além disso, mencionou o “projeto para criação e implantação dos livros digitais em todas as serventias extrajudiciais, abandonando, ou diminuindo significativamente o emprego de papel para os registros públicos”.

Enfim, o legislador atua em alguns momentos sem analisar a viabilidade operacional dos titulares, especialmente diante de novos custos, procedimentos e responsabilidades sem contrapartida financeira. A nosso ver esta gratuidade coloca sim em risco a operação dos cartórios e merece debate prévio e reflexão a respeito, pois... Qual seria o próximo passo? Deixar a maioria dos cartórios inviáveis financeiramente?

Ser titular de uma serventia está cada vez mais difícil. São necessárias técnicas de gestão cada vez mais modernas, com fluxos de informações integrados desde a parte operacional até o nível gerencial, passando pelas comunicações aos órgãos fiscalizadores e eliminação (ou minimização) da possibilidade de falhas em todo o processo. Temos muito trabalho pela frente!