Pequenas mudanças geram melhoria no atendimento nos cartórios

Serventias de diversas cidades de Mato Grosso e de fora do Estado mostram que ações simples podem dar mais eficiência e qualidade ao atendimento dos usuários 

Uma caixa para receber reclamações, um jornal com informações sobre os serviços prestados, balcão rebaixado para atendimento de cadeirantes e até mesmo um pequeno espaço para que crianças se ocupem enquanto os pais aguardam sua vez são atitudes que diversas serventias vêm adotando para melhorar o atendimento aos usuários. Estes e outros casos foram apresentados no 1º Seminário de Qualidade, realizado no último dia 31 de agosto, no Hotel Paiaguás, em Cuiabá. O evento é parte do Programa Inspire Qualidade Total nos Serviços Notariais e Registrais Mato-grossenses (PIQMT), da Associação de Notários e Registradores de Mato Grosso (Anoreg/MT).

Para a presidenta da Anoreg/MT, Maria Aparecida Bianchin Pacheco, é preciso que as mudanças realizadas pelos cartórios cheguem ao usuário. “É importante que os processos, além de eficientes, sejam feitos com qualidade para que o usuário se sinta satisfeito com o serviço prestado”, disse Pacheco. Ela destacou que, para que este objetivo seja alcançado, e que os serviços notariais e de registro sejam cada vez melhores no Estado, a participação das serventias no PIQMT é primordial.

Atualmente, Mato Grosso tem 72 cartórios que participam do programa, realizando mudanças na gestão de pessoas, gestão de clientes, gestão operacional e gestão sócio-ambiental. O 1º Serviço Registral de Água Boa é um dos que vêm conseguindo obter bons resultados. Uma das ações realizadas pelo titular do cartório, Paulo Morais Fernandes, foi a de criar um jornal para levar informações sobre os registros ao público. “Estamos em uma região com muitos problemas de regularização fundiária, e por isso é necessário informar as pessoas sobre o processo de regularização”, disse Fernandes, que já foi premiado com a medalha de prata no Prêmio Qualidade Total Anoreg-BR.

A vice-presidente da Associação de Notários e Registradores do Brasil, Laura Ribeiro Vissotto, também esteve presente no evento. Ela destacou ações aplicadas em sua serventia, o 1º Cartório de Notas de São José dos Campos (SP), na gestão de pessoas que resultaram em atendimento diferenciado aos usuários. “Tínhamos uma funcionária que começou como faxineira e demonstrava muito interesse em aprender os procedimentos. Hoje ela é assistente administrativa do cartório e nos deu uma ideia simples, mas que fez sucesso: colocar uma mesinha para crianças, com desenhos e lápis de cor, dando sossego aos pais que vão ao cartório acompanhados de seus filhos”, disse Vissotto.

Outras medidas aplicadas por cartórios que participam do PIQMT estão relacionadas à gestão operacional, como digitalização do acervo e realização de backup de segurança de todos os arquivos. As questões ambientais e sociais também fazem parte das preocupações das serventias, que reutilizam papel, realizam coleta seletiva e participam de campanhas de assistência a instituições de caridade.