A ata notarial está prevista no inciso III do artigo 3º da Lei 8.935/94 e tem por finalidade, em resumo, a preservação de fatos que o cidadão queira perenizar sob a chancela da fé pública notarial, assegurando que o quanto constatado tenha sido verificado de modo imparcial e tenha sido consignado com a maior proximidade em relação à realidade capturada, por ocasião da presença do tabelião de notas ou seu preposto.

No sistema pátrio, a ata notarial é ato protocolar e sua formalização deve ocorrer em suporte físico, ou seja, no livro notarial, em papel. Note-se, que até o presente momento, não há previsão legal para o ato notarial eminentemente eletrônico, que dispense o uso do Livro físico (papel), de forma que eventuais tecnologias de imagens e sons, bastante usuais em outros suportes, não podem ser migradas para o papel em seu estado original, podendo, contudo, ter o seu conteúdo transcrito pelo notário.

Nesse sentido, no Estado de São Paulo, as Normas da Corregedoria Geral da Justiça, no tomo II, Capítulo IV prevê na alínea “c” do item 138 a exigência da narração circunstanciada dos fatos, o que incluiria a descrição de imagens ou a transcrição dos sons. Já o subitem 138.2 menciona que os documentos usados “para” a lavratura da ata serão arquivados em classificador próprio e, finalmente, a alínea “d” do item 139 estabelece a possibilidade de a ata conter imagens e documentos em cores, abrindo, também, a possibilidade para o arquivamento em classificador próprio, todos abaixo reproduzidos:

138. A ata notarial conterá: (...)

c) narração circunstanciada dos fatos;

138.1. (...)

138.2. Os documentos apresentados para a lavratura da ata notarial serão arquivados em classificador próprio, obedecidos, no que couber, os itens da Seção II, deste Capítulo; 

139. A ata notarial poderá: (...)

d) conter imagens e documentos em cores, podendo ser impressos ou arquivados em classificador próprio.

Como se depreende da norma acima, o notário não está obrigado a incluir imagens e documentos na ata notarial, quanto menos os sons ou vídeos, por sua evidente impossibilidade técnica. Entretanto, tal premissa não o habilita a fazer mera menção de que o evento ora consignado está arquivado em mídia, ou seja, em nenhuma das mencionadas regras há permissão para que o notário deixe de consignar a constatação por ele apreendida, seja por mera descrição ou, ainda, com a inclusão de alguma imagem que traga maior higidez ao ato.

Nessa linha de raciocínio, parece claro que o notário pode arquivar em mídias digitais os eventos que presenciou para lavratura da ata notarial, mas estes integram o documento notarial apenas à guisa de complemento, pois foram utilizados para sua confecção e não são a ata notarial propriamente dita, fazendo parte do acervo do tabelião de notas para eventual análise, se necessária. Sob outra ótica, a ata notarial, por si só, deve ser um instrumento suficiente para a comprovação integral do fato, sem a necessidade de anexos ou apêndices.

Logo, caso a parte prefira que a imagem não esteja contida na ata notarial, ou, ainda, não seja possível, o notário deve descrever tal imagem detalhadamente. No caso de áudio, deve ser transcrito todo o conteúdo. Ao final dar-se-á notícia do arquivamento dos mesmos, mas sempre com a finalidade de assegurar o que ficou consignado, da mesma forma como ocorre em outras escrituras, como por exemplo as certidões negativas de débitos e outras que ficam arquivadas na serventia.

Sobre o tema, importa destacar que, quando um usuário solicitar a certidão da ata notarial, ou o próprio traslado, a regra a ser cumprida é a prevista no item 147 do capítulo XIV das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça, ou seja, impressa em papel de segurança, facultada a reprodução por mecanismos que não dificultem a visualização e a leitura do documento.

Por outro lado, caso a parte queira cópia da mídia arquivada na serventia, seguirse-á o previsto no item 36 do capítulo XIII das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça que prevê que “os notários e registradores lavrarão certidões do que lhes for requerido e fornecerão às partes as informações solicitadas, salvo disposição legal ou normativa expressa em sentido contrário”.

Em suma, o arquivamento de imagens, sons e outros dados em mídias não deve ser utilizado como a própria ata notarial, mas sim como instrumento para sua formação ou, ainda, como um complemento, permitindo que qualquer certidão da ata notarial conserve, de per si, o quanto se pretendeu consignar, independentemente dos arquivos digitais levados aos classificadores, por ocasião de sua lavratura.

*Rafael Depieri é assessor jurídico do CNB/SP. Advogado, é bacharel em Direito pela Universidade Presbiteriana Mackenzie e pós-graduado em Direito Notarial e Registral pela Faculdade Arthur Thomas. Envie sua dúvida para cnbjuridico@cnbsp.org.br