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A ENTIDADE MAIOR DE REPRESENTAÇÃO INSTITUCIONAL DA CLASSE DOS NOTÁRIOS E REGISTRADORES DO ESTADO DE MINAS GERAIS.

Em 2015, TJ economizou R$ 500 mil com custos de produção do selo de papel 

O selo de fiscalização eletrônico chegará a todos os cartórios de Minas Gerais até o fim deste ano. A nova modalidade substitui os selos de papel utilizados nos documentos emitidos pelos serviços notariais e de registro. 

Atualmente, 32% dos cartórios já utilizam o selo eletrônico, o que representa 85% dos atos praticados nos cartórios de Minas. Em 2015, 13 milhões de selos de papel deixaram de ser usados. A diminuição, além de contribuir para a sustentabilidade, resultou em uma economia de mais de meio milhão de reais para o TJMG, relativa aos custos de confecção e distribuição dos selos físicos. 

O sistema de selagem eletrônico começou a ser implantado em Minas Gerais em 2012. O selo eletrônico é um código único, composto de letras, números e um código de segurança, que é impresso no documento emitido pelo cartório. No selo, estão os dados do ato praticado e da serventia. A autenticidade do selo pode ser verificada via internet, o que evita fraudes e inibe a utilização indevida do selo. 

Para o corregedor-geral de justiça, desembargador Antônio Sérvulo dos Santos, a conclusão da implantação do selo eletrônico no estado deve ser comemorada por todos. “Estamos concluindo um trabalho de grande importância, não só para a Corregedoria e todos que atuaram no projeto, mas também para a população e para os cartorários”, disse o corregedor. Ele também destacou a segurança que o sistema oferece e parabenizou todos os envolvidos no projeto. 

Além de ser uma alternativa sustentável e econômica, a selagem eletrônica permite ainda o aumento da segurança na prestação dos serviços, uma vez que as informações relativas ao selo ficam disponíveis na internet para verificação da validade pelos interessados. 

Para o juiz auxiliar da Corregedoria, Wagner Sana Duarte Morais, a modernização é benéfica para todos os envolvidos. “Para o usuário, o selo eletrônico traz segurança, já que é possível conferir se o selo foi de fato utilizado para aquele ato específico. Já para as serventias, o uso do sistema eletrônico é também um facilitador, gerando maior controle e tornando mais eficaz a execução do serviço. Finalmente, como a sonegação da taxa de fiscalização judiciária é quase zero, já que o sistema acusa a cobrança, facilitam-se a fiscalização e o controle de arrecadação por parte da Corregedoria”, destaca o magistrado. 

A selagem eletrônica vale até mesmo para os atos contemplados pela gratuidade. O novo selo só não é utilizado para os atos de reconhecimento de firma e autenticação de cópias de documentos, embora a Corregedoria já trabalhe para encontrar uma forma de o novo sistema ser usado também nesses casos. 

O cronograma de expansão de 2016, que conclui a implantação iniciada em 2012, foi divulgado pela Corregedoria-Geral de Justiça de Minas Gerais por meio do Aviso 48/CGJ/2015. 

Balanço 

Atualmente, 977 serventias, aproximadamente 32% dos 3.036 cartórios de Minas, utilizam o selo de fiscalização eletrônico. Destas, 342 utilizam exclusivamente a selagem eletrônica, após a determinação do recolhimento dos antigos selos físicos, realizada pela Corregedoria. 

Em 2015, a selagem eletrônica foi implantada nas comarcas de entrância especial e segunda entrância, em todos os ofícios de notas, protesto, registro de títulos e documentos e civil das pessoas jurídicas, registro civil das pessoas naturais, bem como nas serventias de registro de imóveis de todas as entrâncias (primeira, segunda e especial). 

Lagoa da Prata, na região central do estado, foi a primeira a abolir o selo em papel em todos os serviços notariais e de registro da sede da comarca, após a implantação definitiva do selo de fiscalização eletrônico, realizada em 1º de dezembro de 2015. 

Cronograma 

De 1º de fevereiro até 1º de novembro de 2016, a Corregedoria irá implantar a selagem eletrônica na primeira entrância, em todos os ofícios de notas, protesto, registro de títulos e documentos e civil das pessoas jurídicas, registro civil das pessoas naturais, bem como nas serventias de registro civil com atribuição notarial localizada em distritos e municípios que não são sede de comarca, em todas as entrâncias. Com o esforço, todos os cartórios extrajudiciais do estado passarão a adotar o sistema. 

Como preparativo para a implantação, 1.721 serventias enviaram à Corregedoria a declaração de apuração de selos e taxa de fiscalização judiciária (DAP/TFJ) pelo novo Sistema Integrado de Apoio à Gestão e Fiscalização dos Serviços Notariais e de Registro (Sisnor). 

O Sisnor facilita a gestão dos atos praticados nas serventias, além de permitir uma adaptação gradual para o uso da selagem eletrônica, como explica o gerente de Fiscalização dos Serviços Notariais e de Registro (Genot), Iácones Batista Vargas: “Considerando que toda mudança traz as suas dificuldades, procuramos realizar a implantação do selo eletrônico em etapas. Deste modo, as serventias primeiro entram em contato com o Sisnor, familiarizando-se com o sistema, que, futuramente, utilizarão para administrar o uso do selo eletrônico.” 

A partir da implantação inicial, os cartórios cumprem ainda uma outra etapa de adequação, com duração média de três a quatro meses, quando trabalham com as duas opções de selagem. “Se o cartório apresenta qualquer dificuldade, de conhecimento ou tecnológica, ainda há o selo físico, que permite a continuidade da realização dos atos. Isso é inclusive uma proteção para o cidadão, que não fica sem o serviço”, ressaltou Iácones. O procedimento é adotado até que o serviço esteja funcionando conforme o esperado. Em uma etapa posterior, porém, o selo físico deixa de ser usado e cede espaço, em definitivo, para o selo eletrônico. 

O trabalho gradual e o acompanhamento do serviço pela Corregedoria, além de auxiliar os cartórios, termina por contribuir para a divulgação da ferramenta, como destaca o juiz auxiliar da Corregedoria, Wagner Sana: “as serventias que trabalham com o selo eletrônico não nos trazem reclamações, só elogios. Inclusive os próprios cartórios funcionam como divulgadores da iniciativa, estimulando a adesão de novas serventias”.