As rotinas administrativas dos Serviços Extrajudiciais do Estado do Rio de Janeiro receberão novas ferramentas para celeridade, segurança e melhoria dos serviços prestados à população. Para apresentar as novidades nos procedimentos cartorários, a Corregedoria Geral da Justiça (CGJ) convidou os titulares, delegatários e responsáveis pelo expediente dos Serviços Extrajudiciais de todo o Estado para participarem de um encontro, na tarde da última quinta-feira (14). Presidiram a mesa da reunião os juízes auxiliares Rafael Estrela e Sérgio Ricardo Fernandes, o presidente da Associação dos Notários e Registradores do Estado do Rio de Janeiro (Anoreg/RJ), Carlos Firmo, e os diretores da Diretoria Geral de Fiscalização e os Serviços Extrajudiciais (DGFEX), Marcelo El-Jaick e José Euclides Guinancio.
A primeira novidade apresentada é a regulamentação do uso do Malote Digital, um sistema rápido e dinâmico, nos moldes de uma conta de email, com a finalidade de facilitar a comunicação entre a Corregedoria e os Serviços Extrajudiciais, eliminando o consumo de papel para ofícios e outros procedimentos de comunicação.
O sistema Malote Digital, previsto na Resolução nº 100/2009 e no Provimento nº 25/2012, ambos do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), foi apresentado pelo juiz auxiliar Rafael Estrela, que informou a obrigatoriedade do uso pelos cartórios a partir de 1° de setembro. O juiz agradeceu aos envolvidos na concretização de mais esse projeto.
“Desde que comecei a participar da gestão dos projetos na área extrajudicial, pude perceber o compromisso da Anoreg e dos delegatários em auxiliar a CGJ nos seus propósitos. E o Malote Digital é mais um deles. Esse sistema visa garantir mais segurança, rapidez e eficiência na comunicação entre a CGJ e os serviços extrajudiciais, de modo que permita a redução do consumo de papel. Só no ano passado foram em torno de cinco mil ofícios expedidos pela Diretoria Geral de Fiscalização e os Serviços Extrajudiciais. Por esse quantitativo, percebemos o quanto valioso será o Malote Digital. Trará melhorias tanto para os cartórios como para a própria Corregedoria, que poderá ter um controle real do recebimento dos atos pelos cartórios, eliminando o extravio de ofícios, por exemplo”, afirmou o magistrado.
O diretor-geral da DGFEX, Marcelo El-Jaick, acrescentou que o Malote Digital não interligará somente a Corregedoria aos Serviços Extrajudiciais, mas também todos os órgãos do Poder Judiciário, além do próprio CNJ, aos Cartórios Extrajudiciais. “O Malote Digital está sob a responsabilidade do CNJ, de modo que receberão através do Malote comunicações não só do TJRJ, mas também de outros Tribunais e do CNJ, caso necessário”, esclareceu.
A segunda novidade é a utilização de etiquetas de segurança para a prática de atos mais simples, como os de autenticação e reconhecimento de firmas pelos Serviços Notariais. A obrigatoriedade do uso de etiquetas de segurança para os Serviços Extrajudiciais está prevista no Provimento n° 42, publicado em 13 de agosto de 2014, e se dará a partir de 1° de Janeiro de 2015. Entretanto, é facultado o seu uso desde logo, o que irá garantir ainda mais segurança aos atos extrajudiciais, notadamente aqueles que se materializam mediante a utilização de etiquetas, como os atos de autenticação de documentos e de reconhecimento de firmas, segundo orientou o juiz Sérgio Ricardo.
A Corregedoria regulamentou a utilização de etiqueta de segurança atendendo pedido da Anoreg que identificou a necessidade de incrementar a segurança física das etiquetas utilizadas pelos Serviços Extrajudiciais, garantindo mais segurança aos atos praticados. O padrão estabelecido pelo Provimento n° 42/2014 exige pelo menos 10 itens de segurança, podendo os Serviços Extrajudiciais utilizar ainda os modelos fornecidos pelos órgãos de classe. No caso das etiquetas apresentadas pela Anoreg e já aprovadas pela Corregedoria, estão atendidas todas as exigências constantes do ato normativo. A etiqueta conta com mais de 16 itens de segurança e fita holográfica exclusiva, inviabilizando a ocorrência de fraude e tornando padrão a forma de etiquetagem, além de ser possível a identificação pela numeração contida na etiqueta do cartório que praticou o ato.
“Mudanças positivas vêm ocorrendo ao longo desta gestão, em especial as de cunho tecnológico. Foi assim com a implementação do selo digital, e agora, do malote eletrônico e das etiquetas de segurança. Mudanças estas que são muito bem pensadas, pesquisadas e estudadas”, afirmou o juiz Sergio Ricardo.
O presidente da Anoreg, Carlos Firmo, pontuou: “Estamos apresentando um serviço mais seguro aos cidadãos. É nosso dever atribuir segurança aos nossos atos e a nova etiqueta consolida esse dever, diminuindo expressivamente a possibilidade de fraude ou falsificação”.
Por fim, foi acrescentado que outras novidades tecnológicas na seara extrajudicial estão sendo desenvolvidas e que, certamente, serão ainda apresentadas ao longo do segundo semestre de 2014.
SERJUS