Sistema poderá ser empregado para a troca de correspondências entre os cartórios extrajudiciais, unidades judiciárias, diretorias e a CGJ-MT Os cartórios de Mato Grosso já podem utilizar o Malote Digital para enviar e receber documentos de forma eletrônica. O sistema poderá ser empregado para a troca de correspondências entre os Cartórios Extrajudiciais, Unidades Judiciárias, Diretorias e a Corregedoria-Geral da Justiça do Estado de Mato Grosso. A oficialização foi dada pelo Provimento nº 62/2014-CGJ. Além da segurança, o sistema oferece a assinatura eletrônica e registros de movimentação. Para sua boa funcionalidade os responsáveis deverão acessá-lo diariamente.
Registradores e notários serão treinados gradativamente de acordo com o cronograma estabelecido pela Escola dos Servidores do Tribunal de Justiça. O treinamento será ministrado via Educação à Distância (EAD), conforme Oficio Circular nº 375/2014-DOF/CGJ. Os responsáveis receberam senhas de acesso ao sistema.
O provimento destaca a utilização do sistema pelo acesso à Internet/Intranet, que os mandados para averbação nos Cartórios do Extrajudicial, inclusive de outros Estados, deverão ser recebidos e devolvidos via Malote Digital, obedecendo a regras da Lei de Registro Público. As informações solicitadas pela Corregedoria, juízes, autoridades, Unidades Judiciárias e outros deverão ser prestadas pelo juízo, utilizando o sistema, e os documentos poderão ser assinados digitalmente.
O Malote Digital oferece, para casos excepcionais, a possibilidade de envio em sigilo de documentos utilizando um único botão. Os prazos fixados nos expedientes serão contados a partir do primeiro dia útil subsequente ao do dia da remessa do expediente. Em caso de problemas, o Departamento de Aprimoramento da Primeira Instância (Dapi) deve ser acionado por meio do sdk.tjmt.jus.br. Em último caso, a troca de correspondências se dará pela Gestão integrada de Foro Judicial e Extrajudicial (GIF).
As correspondências deverão ser classificadas como de prioridade alta ou prioridade normal, o que não compromete o nível de responsabilidade nem altera os prazos estabelecidos. A classificação de cada documento deve ser conferida no provimento.
O provimento assinado pelo corregedor, desembargador Sebastião de Moraes Filho, foi desenvolvido pelo Departamento de Orientação e Fiscalização (DOF), sob responsabilidade do juiz auxiliar Antônio Veloso Peleja Júnior. Para sua confecção foi levada em consideração a Resolução nº 100 do CNJ, que trata da comunicação eletrônica no Judiciário, a necessidade de se modernizar e tornar razoável a duração dos processos, o disposto no artigo 7º da Lei nº 11.419/2006, que prevê que as comunicações entre os órgãos do Judiciário sejam feitas preferencialmente por meio eletrônico e que o ato seja estendido aos serviços extrajudiciais, bem como o Provimento nº 25/2012 do CNJ, que dispõe sobre a regulamentação do uso do Malote Digital pela serventias extrajudiciais de notas e registros.
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