Manter em dia a realização bem como o registro e arquivamento de atas de eleição e posse junto ao Cartório de RCPJ é manter em dia a regularidade da representação da sua pessoa jurídica.
Elaborar um estatuto adequado às necessidades e particularidades de cada Associação, ONG, Organização Religiosa ou Projeto Social é muito importante para evitar gastos e rotinas desnecessárias. Como sabemos, uma pessoa jurídica, ente abstrato que é, precisa ser representada e não por outra razão determina a Lei que a forma de sua gestão administrativa esteja expresso no seu Estatuto sob PENA DE NULIDADE. Assim reza o artigo 54 do CCB/2002, senão vejamos:
"Art. 54. Sob pena de nulidade, o estatuto das associações conterá:
I - a denominação, os fins e a sede da associação;
II - os requisitos para a admissão, demissão e exclusão dos associados;
III - os direitos e deveres dos associados;
IV - as fontes de recursos para sua manutenção;
V – o modo de constituição e de funcionamento dos órgãos deliberativos;
VI - as condições para a alteração das disposições estatutárias e para a dissolução;
VII – a forma de gestão administrativa e de aprovação das respectivas contas".
Necessário ressaltar também que o REGISTRO da referida entidade (a ser feito pelos Cartórios do RCPJ, com base na documentação apresentada pela entidade, por óbvio) deverá também declarar, dentre outros aspectos "o modo por que se administra e representa, ativa e passivamente, judicial e extrajudicialmente". O artigo 46 do mesmo Código Reale assim determina:
"Art. 46. O registro declarará:
I - a denominação, os fins, a sede, o tempo de duração e o fundo social, quando houver;
II - o nome e a individualização dos fundadores ou instituidores, e dos diretores;
III - o modo por que se administra e representa, ativa e passivamente, judicial e extrajudicialmente;
IV - se o ato constitutivo é reformável no tocante à administração, e de que modo;
V - se os membros respondem, ou não, subsidiariamente, pelas obrigações sociais;
VI - as condições de extinção da pessoa jurídica e o destino do seu patrimônio, nesse caso".
Todos esses requisitos devem constar do ESTATUTO da entidade por ocasião do seu registro e, caso haja necessidade de modificação/atualização dos seus termos, a ALTERAÇÃO deverá ser promovida através de reunião convocada especialmente para essa finalidade nos termos do Estatuto e com base no inciso II do art. 59 para, formalizada através de ATA seguir para averbação e arquivamento em Cartório juntamente com a respectiva ALTERAÇÃO ESTATUTÁRIA consolidando as modificações aplicadas.
Um ponto importante que precisa ser recordado é que é muito comum que os entes associativos (assim considerados ASSOCIAÇÃO, ONG, Organização Religiosa, Projeto Social dentre outros que não possuem fins econômicos, como alude o art. 53 do CC) estipulem em seus ESTATUTOS regras eletivas dentre elas o TEMPO DE MANDATO, que pode ser por "tempo determinado", "indeterminado" ou até mesmo "vitalício". A fixação desse tempo de duração de mandato determinará a necessidade de realização periódica de Assembleias Gerais para ELEIÇÃO dos membros com base na estrutura administrativa estipulada no ESTATUTO, assim como a necessária POSSE já que sem eleição e posse não há INVESTIDURA e mais, sem a AVERBAÇÃO/ARQUIVAMENTO desses dois títulos (ata de eleição e termo de posse) em Cartório não podemos dizer que há DIRETORIA legitimamente investida nas funções, já que inexistirá a OPONIBILIDADE, publicidade, autenticidade, segurança, eficácia e validade para terceiros (e porque não, toda a Sociedade) - circunstâncias que defluem do REGISTRO no Cartório do RCPJ.
O Cartório de Pessoas Jurídicas - assim como os demais Cartórios Extrajudiciais não são meros repositórios de arquivos, documentos e papéis - físicos e eletrônicos. Eles realizam o EXAME DE LEGALIDADE, a qualificação registral para que então, satisfeitos os requisitos legais e - no caso específico do RCPJ - a conformidade com as regras Estatutárias - os atos submetidos a registro/averbação sejam então arquivados. Sem observar as normas aplicáveis os documentos fatalmente tropeçarão nas famosas "exigências".
Por tais razões, temos que a representação da Pessoa Jurídica restará IRREGULAR (inclusive com flagrante responsabilização dos seus Dirigentes) caso a realização das ELEIÇÕES assim como a formalização da POSSE não esteja em dia, especialmente com o necessário registro junto ao Cartório de RCPJ competente para os assentos, fazendo com que muitas vezes os interessados tenham que buscar a via judicial para a regularização em demanda nem sempre tranquila baseada no artigo 499 do CCB, como ilustra a jurisprudência paulista:
"TJSP. 1001502-29.2022.8.26.0634. J. em: 09/02/2023. APELAÇÃO. ASSOCIAÇÃO. Insurgência contra r. sentença que indeferiu a petição inicial e extinguiu o feito sem julgamento de mérito. Reforma pertinente. Entidade estaria SEM REPRESENTAÇÃO LEGAL desde 2016, em razão da falta de registro de seus atos junto ao CARTÓRIO DE REGISTRO CIVIL DE PESSOA JURÍDICA. Princípio da continuidade registrária obstaria a regularização extrajudicial, motivando a propositura da ação. Necessidade de nomeação de administrador provisório para regularizar a situação registrária, além da representação da pessoa jurídica e de seus interesses. Necessidade de convocar e presidir assembleia geral extraordinária. Cabimento. NOMEAÇÃO DE ADMINISTRADOR PROVISÓRIO. Inteligência do art. 49 do CC. Presunção relativa do aumento da dificuldade de regularização passados seis anos do término da última gestão registrada. Nomeação do autor para convocar assembleia geral para aprovação do NOVO ESTATUTO E ELEIÇÃO de novos e definitivos administradores conforme a previsão estatutária, bem como promover a REGULARIZAÇÃO DA ENTIDADE JUNTO AO REGISTRO CIVIL e gerir despesas ordinárias referentes à manutenção e ao funcionamento da entidade. Vedação à prática de atos que impliquem em alienação de patrimônio e oneração da pessoa jurídica, à exceção dos gastos ordinários com manutenção e funcionamento. Sentença reformada. RECURSO PROVIDO".
Fonte: Jornal Jurid
SERJUS