No 1º RI de Montes Claros, tempo médio de espera dos usuários é de 55 segundos

Além do atendimento de excelência, cartório se destaca com ações sociais

 

A data era 31 de janeiro de 2023, quando o Cartório do 1º Registro de Imóveis de Montes Claros (1RIMC) alcançou mais um recorde, dessa vez, relacionado à eficiência e ao trabalho desempenhado pela equipe. A serventia conseguiu realizar 85 atendimentos com tempo médio de espera de 55 segundos, em apenas um dia.

A oficial Rosiane Rodrigues Vieira implantou a ação de transparência com divulgação dos dados sobre a qualidade de atendimento para criar um ambiente de confiança entre o cartório e os clientes. Além de incentivar e estimular os funcionários para que sempre prestem atendimento humanizado e eficiente.

Em entrevista à Serjus-Anoreg/MG, ela acrescentou pontos interessantes que contribuíram para o 1RIMC se tornar referência, entre eles a Semana Comemorativa de Outorga de Delegação com palestras, Programa “Rosas para Joaquina”, além das campanhas Cartório Sustentável, Adote uma Entidade, do Agasalho e de Doação de livros.

Confira a entrevista na íntegra e saiba mais sobre a história do 1º Registro de Imóveis de Montes Claros.

 

Serjus-Anoreg/MG - Quando o cartório foi inaugurado? Compartilhe a história da serventia.

Rosiane Rodrigues Vieira - O Ofício do 1º Registro de Imóveis de Montes Claros foi instalado em 08/06/1871 e possui 152 anos. Anualmente, realizamos uma palestra comemorativa na semana do aniversário de instalação da serventia, para tratarmos de temas atuais sobre registro de imóveis e para contar algumas histórias.

 

Serjus-Anoreg/MG - Sempre esteve presente em uma única instalação?

Rosiane Rodrigues Vieira - Ao longo dos últimos 20 anos a serventia teve sede em quatro endereços diferentes: na Avenida Afonso Pena, Rua Doutor Veloso, Rua Pires e Albuquerque e, atualmente, na Rua Dom João Pimenta, n.º 701, loja 1; e todas as sedes estiveram localizadas no Centro de Montes Claros.

 

Serjus-Anoreg/MG - Quanto tempo está à frente do cartório?

Rosiane Rodrigues Vieira - Exerço a delegação de oficial do Ofício do 1º Registro de Imóveis de Montes Claros há pouco mais de dez anos. Eu entrei em exercício no final do dia 14/01/2013 e o primeiro dia de expediente como Oficial ocorreu no dia 15/01/2013.

Desde 2017, anualmente, em janeiro, realizamos a Semana Comemorativa de Outorga de Delegação, que é uma semana com palestras presenciais ou online para os usuários sobre atualidades e temas mais complexos do registro de imóveis. Também é uma oportunidade em que, mediante agendamento, recebemos os usuários de serviços para uma visita à parte interna do cartório, com foco em conhecer a história da serventia e saber mais sobre registro imobiliário.

 

Serjus-Anoreg/MG - O cartório conta com quantos funcionários?

Rosiane Rodrigues Vieira - Atualmente, temos 36 colaboradores, distribuídos da seguinte forma: sete no Setor de Atendimento, 18 no Setor de Qualificação Registral, quatro no Setor de Buscas e Certidões, três no Setor de Arquivo e quatro no Setor de Gestão Administrativa e Financeira.

 

Serjus-Anoreg/MG - Deseja compartilhar alguma ação positiva/social realizada recentemente?

Rosiane Rodrigues Vieira - A meu ver, nossa ação social mais importante é o Programa “Rosas para Joaquina”, que foi lançado oficialmente em 2019 e que tem por objetivos, a partir da ressignificação da história da Joaquina:

• promover a cultura de respeito integral à mulher em casa, no trabalho e na sociedade;
• sensibilizar as pessoas, especialmente mulheres, acerca da violência doméstica, da discriminação por gênero e das diferenças salariais, da importância de mulheres ocuparem posições de liderança, dentre outros; e
• conscientizar sobre as medidas de proteção e amparo à mulher e aos familiares envolvidos, que ficam marcados para sempre pela experiência negativa de ter tido a vida da mãe, filha, irmã ou avó ceifada por alguém.

Como ação do Programa Rosas para Joaquina: pelo respeito integral à mulher, o 1RIMC aderiu à campanha Sinal Vermelho, lançada pelo do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e pela Associação dos Magistrados Brasileiros (AMB) em junho de 2020, que tem como objetivo incentivar denúncias por meio do desenho de um “X” na mão que é exibido ao atendente do Cartório para possibilitar que a vítima receba ajuda e acione as autoridades.

Além desse programa, recebemos os Selo Ouro de Responsabilidade Ambiental e o Selo CO2Free – Neutralização de Carbono dos Cartórios Extrajudiciais do Brasil da Rares-NR e realiza anualmente as seguintes campanhas:

• Campanha Cartório Sustentável, que tem como objetivo contribuir para a preservação do meio ambiente por meio de atitudes simples adotadas durante todo o ano na serventia, com divulgação no mês de junho, em que se comemora o Dia do Meio Ambiente; as ações de responsabilidade ambiental do 1RIMC e a Campanha “1RIMC Consciente - Promovendo a sustentabilidade ambiental”, realizadas desde o ano de 2013, passaram a ter sua divulgação incluída nesta Campanha.
• Campanha Adote uma Entidade, que objetiva a arrecadação de donativos para serem encaminhados a abrigos, instituições de caridade, creches e escolas; as ações em apoio ao “Centro Feminino de Longa Permanência Lar das Velhinhas”, que é a instituição adotada pelo 1RIMC desde o ano de 2015, são realizadas como parte desta Campanha.

A partir deste ano, realizaremos ainda as seguintes campanhas:

• Campanha do Agasalho ou Campanha Cidadã, que visa arrecadar roupas de frio e cobertores para serem doados a instituições de caridade e abrigos, pela atuação do cartório como posto de arrecadação; e
• Campanha de Doação de Livros, que ocorre em outubro e visa a arrecadação de livros para serem doados a bibliotecas, ONGs e outras instituições que incentivam a leitura, por meio da atuação do cartório como posto de arrecadação.

 

Serjus-Anoreg/MG - Como surgiu a ideia de falar dos atendimentos e o tempo de realização dos mesmos? Podemos citar o recorde?

Rosiane Rodrigues Vieira - A ideia surgiu da necessidade de aprimorar a transparência e divulgação de dados sobre a qualidade de atendimento. Isso cria um ambiente de confiança entre o cartório e os clientes, pois estes sabem o que esperar do nosso atendimento. Além disso, como a publicação dos dados é automática, a equipe do cartório é incentivada a trabalhar continuamente na melhoria da eficiência operacional do atendimento.

Em 2023, a média de atendimentos foi 55 por dia, com o recorde de 85 usuários no dia 30/01/2023. Devido à forma de organização do Setor de Atendimento, após o primeiro atendimento, o usuário é encaminhado para os atendentes especializados e, em 2023, a média geral de tempo de espera entre todas as etapas é de cerca de 2 minutos, com 99,64% realizados no tempo de meta de eficiência interna.

 

Serjus-Anoreg/MG - Quais as principais inovações implementadas no Cartório nos últimos anos?

Rosiane Rodrigues Vieira - O 1RIMC é focado no uso de tecnologia e na inovação para o aperfeiçoamento contínuo da prestação de serviços de registro de imóveis Dentre as inovações implementadas nos últimos anos, nos mais variados processos, destacamos:

• Realização de atendimento especial por oficial substituta em caso de emissão de nota devolutiva, que foi implementado em novembro/2022 e por meio do qual, em todos os casos de exigências, por iniciativa do cartório, é feito contato via telefone ou WhatsApp com o usuário para orientar sobre cumprir as exigências;
• Utilização de assinatura eletrônica avançada em todos os tipos de documentos que não impliquem transmissão ou oneração de propriedade e em instrumentos particulares com força de escritura pública que impliquem transmissão ou oneração de propriedade, mediante prévia verificação de identidade pela serventia, que implica maior digitalização, agilidade e economicidade para a formalização de tais documentos;
• Utilização do e-Qualifica, que possibilita a realização de qualificação registral por meio de checklists online e, a depender do caso, de forma automatizada, com a agilização dos procedimentos;
• Emissão eletrônica de todas as certidões da serventia, o que permite maior agilidade e economicidade para o usuário que não precisa comparecer ao cartório para retirar as certidões que não são emitidas na hora, bem como viabiliza o uso da certidão em várias situações, sem necessitar de investir em cópia autenticada (essa possibilidade foi reforçada pelas alterações da Lei n.º 14.382/2022 e tem aumentado a eficiência da serventia);
• Adoção do SIG Virtual para a gestão dos procedimentos internos de forma inteligente, dinâmica e integrada, além de permitir que todo o planejamento seja feito online e de forma participativa. Além disso, é possível acompanhar indicadores, gerenciar não conformidades e realizar a gestão de pessoas, entre outras atividades, de maneira ágil e digital, o que possibilitou a melhoria de nossos processos internos e viabilizou o atendimento dos requisitos legais de segurança da informação e privacidade.

Para o ano de 2023, pretende-se disponibilizar o e-Qualifica para que os usuários possam verificar a qualificação de seus títulos antes da prenotação, com a disponibilização de treinamentos, implementar o uso de legal design para a elaboração de notas devolutivas e para os documentos internos de gestão, e emitir certidões com os arquivos estruturados da matrícula, para preservar a informação e facilitar sua utilização pelos usuários, Tabelionatos de Notas e outros órgãos.

Caso os colegas tenham interesse em saber mais sobre as inovações do 1RIMC, podem entrar em contato pelo e-mail registradora@1rimc.com.br ou acessar nosso Fale Conosco no site https://1rimc.com.br/.

 

Serjus-Anoreg/MG - Quantos serviços realizados pela serventia já são oferecidos online? Quais?

Rosiane Rodrigues Vieira - Todos os serviços de registro imobiliário são prestados de forma online por acesso ao Serviço de Atendimento Eletrônico Compartilhado - SAEC (https://registradores.onr.org.br/) e também pelo site da Central Eletrônica de Registro de Imóveis do Estado de Minas Gerais - CRI-MG (https://www.crimg.com.br/), contudo em breve haverá a migração completa para o SAEC.

Por meio online, são prestados os seguintes serviços:

• Pesquisa eletrônica de bens e direitos, que permite a pesquisa e localização de matrículas de imóveis por CPF ou CNPJ do proprietário ou titular de direitos reais;
• Matrícula online, que possibilita ao usuário o acesso à visualização do inteiro teor das matrículas e/ou registros auxiliares informados pelos cartórios ao banco de dados da central (nesse caso, o arquivo disponibilizado não possui assinatura, selo nem validade jurídica);
• Certidão Eletrônica, que viabiliza a solicitação de certidões eletrônicas ou físicas, que serão emitidas pelos cartórios de registro de imóveis de Minas Gerais. Alguns dos tipos disponíveis são: Certidão de inteiro teor, ônus e ações da Matrícula ou Transcrição, certidão de propriedade, certidão de registro, dentre outras;
• Protocolo Eletrônico (e-Protocolo), que permite ao usuário solicitar que seja feito registro e/ou averbação nos cartórios de imóveis de Minas Gerais através da internet. Como exemplo, pode ser solicitado o registro/averbação de escrituras, contratos, promessas de compra e venda, termos de penhora, dentre outros.
• RCDE, que se trata de um repositório confiável para arquivo e consulta de documentos eletrônicos, por meio do qual é possível disponibilizar de forma permanente procurações, substabelecimentos e atos constitutivos, dispensando o reenvio de tais arquivos aos cartórios.
• Monitor Registral, que consiste em um serviço de suporte eletrônico que mantém o interessado permanentemente atualizado sobre ocorrências de registros e averbações relacionados à determinada matrícula.

O desafio para a prestação de serviços online é maior para os e-Protocolos, que necessitam que o apresentante saiba providenciar os documentos eletrônicos válidos e admissíveis para os atos de registro. Para ajudar nessa questão, sempre que há demanda são realizados treinamentos para os usuários sobre os tipos de documentos eletrônicos no registro de imóveis por meio do Programa Quem Não Registra Não é Dono (PQNRND) do 1RIMC, cuja agenda é disponibilizada em nossas redes sociais (@1rimc) e na Minha Sala Virtual (https://publico1rimc.minhasalavirtual.com/cursos/).

 

Fonte: Assessoria de Comunicação Serjus-Anoreg/MG

 

 

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