Lei 19.414/10 - Arquivamento - Orientações do Departamento de Registro de Imóveis da SERJUS-ANOREG/MG
O Departamento de Registro de Imóveis da SERJUS/ANOREG/MG, considerando que
uma das finalidades desta Associação, por seus diversos departamentos é
orientar os seus associados Registradores de Imóveis do Estado de Minas
Gerais quanto à aplicação da legislação registral e também da legislação
complementar aos seus serviços, no caso em espécie a legislação que rege os
emolumentos, e ainda;
Considerando as modificações referentes à cobrança de emolumentos pelo ato
de arquivamento, constantes dos artigos 7º, I e 16,IV da Lei Estadual nº
15.424 de 30 de dezembro de 2004, efetuados pela Lei Estadual nº 19.414, de
30 de dezembro de 2010, que trata da matéria referente a emolumentos
relativos aos serviços notariais e de registro, tornando mais nítido
entendimento anterior deste departamento quanto à matéria;
Considerando que o arquivamento de documentos se destina a proteger os
documentos confiados por lei à guarda do Registrador de Imóveis, e que tal
ato induz segurança tanto ao sistema quanto às partes, pois todos tem a
possibilidade de acesso imediato a tais documentos, de forma que possam ser
utilizados para a prova das obrigações contratadas promovendo a proteção do
negócio;
Considerando que tal guarda de documentos é, de acordo com a lei, por tempo
indefinido, e que o Registrador de Imóveis atuando como guardião dos
interesses das partes tem a obrigação de proteger os documentos a ele
confiados, guardando-os em local seguro, protegendo-os de causas nocivas que
possam destruí-los, como insetos e fungos e salvaguardando-os das
intempéries do tempo;
Considerando que o ato de arquivamento de documentos que refletem negócios
jurídicos imobiliários é uma das atribuições dos Registradores de Imóveis,
expressa claramente nos seguintes artigos da lei 6.015 de 31 de dezembro de
1973 (Lei de Registros de Registros):
Art. 18. Ressalvado o disposto nos arts. 45, 57, § 7o, e 95,
parágrafo único, a certidão será lavrada independentemente de despacho
judicial, devendo mencionar o livro de registro ou o documento arquivado
no cartório.
Art. 25. Os papéis referentes ao serviço do registro serão
arquivados em cartório mediante a utilização de processos racionais que
facilitem as buscas, facultada a utilização de microfilmagem e de outros
meios de reprodução autorizados em lei.
Art. 26. Os livros e papéis pertencentes ao arquivo do
cartório ali permanecerão indefinidamente.
Art. 27. Quando a lei criar novo cartório, e enquanto este não for
instalado, os registros continuarão a ser feitos no cartório que sofreu o
desmembramento, não sendo necessário repeti-los no novo ofício.
Parágrafo único. O arquivo do antigo cartório continuará a
pertencer-lhe.
Art. 194. O título de natureza particular apresentado em uma só via será
arquivado em cartório, fornecendo o oficial, a pedido, certidão do
mesmo.
Art. 203. Transitada em julgado a decisão da dúvida, proceder-se-á do
seguinte modo:
I - se for julgada procedente, os documentos serão restituídos à parte,
independentemente de translado, dando-se ciência da decisão ao oficial, para
que a consigne no Protocolo e cancele a prenotação;
II - se for julgada improcedente, o interessado apresentará, de novo, os
seus documentos, com o respectivo mandado, ou certidão da sentença, que
ficarão arquivados, para que, desde logo, se proceda ao registro,
declarando o oficial o fato na coluna de anotações do Protocolo
Art. 229. Se o registro anterior foi efetuado em outra circunscrição,
a matrícula será aberta com os elementos constantes do título apresentado e
da certidão atualizada daquele registro, a qual ficará arquivada em
cartório.
Art. 263. Findo o prazo do n. II do artigo anterior, sem que tenha
havido reclamação, o oficial transcreverá a escritura, integralmente, no
livro n. 3 e fará a inscrição na competente matrícula, arquivando um
exemplar do jornal em que a publicação houver sido feita e restituindo o
instrumento ao apresentante, com a nota da inscrição.
Art. 288. Transitada em julgado a sentença que deferir o pedido, o
oficial inscreverá, na matrícula, o julgado que determinou a submissão do
imóvel aos efeitos do Registro Torrens, arquivando em cartório a
documentação autuada.
Considerando que tal ato é ainda previsto na Lei 8.935 de 18 de novembro de
1.994, que regulamenta os serviços notariais e registrais quando diz:
Art. 4º. Os serviços notariais e de registro serão prestados, de modo
eficiente e adequado, em dias e horários estabelecidos pelo juízo
competente, atendidas as peculiaridades locais, em local de fácil acesso ao
público e que ofereça segurança para o arquivamento de livros e
documentos.
Art. 42. Os papéis referentes aos serviços dos notários e dos
oficiais de registro serão arquivados mediante utilização de processos que
facilitem as buscas.
Considerando ainda os artigos 14 da Lei 6.015/73 e 28 da Lei 8.935/94, acima
citadas que atribuem expressamente remuneração por emolumentos a todos os
atos praticados pelos Registradores Imobiliários, quando dizem:
Lei 6.015/73 - Art. 14. Pelos atos que praticarem, em decorrência desta Lei,
os Oficiais do Registro terão direito, a título de remuneração, aos
emolumentos fixados nos Regimentos de Custas do Distrito Federal, dos
Estados e dos Territórios, os quais serão pagos, pelo interessado que os
requerer, no ato de requerimento ou no da apresentação do título.
Parágrafo único. O valor correspondente às custas de escrituras, certidões,
buscas, averbações, registros de qualquer natureza, emolumentos e despesas
legais constará, obrigatoriamente, do próprio documento, independentemente
da expedição do recibo, quando solicitado.
Lei 8.935/94 - Art. 28. Os notários e oficiais de registro gozam de
independência no exercício de suas atribuições, têm direito à percepção dos
emolumentos integrais pelos atos praticados na serventia e só perderão a
delegação nas hipóteses previstas em lei.
Considerando o recente aviso nº 16/CGJ/2011 do Exmo Sr. Desembargador
Antônio Marcos Alvim Soares, Corregedor-Geral de Justiça do Estado de Minas
Gerais, que orienta os notários e registradores no sentido de que “a
cobrança pelos atos de arquivamento deverá ser feita apenas em relação aos
documentos estritamente necessários à prática dos atos notariais e de
registro e cujo arquivamento é expressamente exigido em lei, para lhes
garantir a segurança e eficácia, conforme artigo 1º da Lei Federal nº
8.935/1994”;
Orienta, no sentido de procurar a uniformização dos atos praticados,
bem como a cobrança de emolumentos e tendo em vista diversas solicitações de
colegas Registradores de Imóveis de todo o Estado de Minas Gerais, quanto
aos documentos que devem ficar arquivados em Cartório, que entendemos,
s.m.j., devem ser os seguintes:
• Os títulos particulares, mesmo os que por leis têm efeitos de escrituras
públicas (art. 194 da Lei 6.015), bem como os documentos deles integrantes
tais como procurações, pagamentos de impostos e certidões negativas, etc.
• Todos os atos, mandados, certidões, ofícios e demais títulos judiciais
dirigidos ao Registrador Imobiliário.
• Todos os atos, certidões e ofícios administrativos (União, Estado e
Município, autarquias e empresas públicas) dirigidos ao Registrador
Imobiliário.
• Os contratos ou termos administrativos, assinados com a União, Estados e
Municípios no âmbito de programas de regularização fundiária e de programas
habitacionais de interesse social,
• Os documentos referentes ao processo de incorporação imobiliária citados
art. 32 da Lei 4.591 de 16.12.1964.
• Os documentos referentes ao processo de loteamentos e desmembramentos -
art. 24 da lei 6.766 de 19.12.79.
• As procurações, mesmo as oriundas de Tabelionato de Notas, quando
integrarem contratos particulares, ou forem destinadas a integrar processos
e memoriais que ficarão arquivados em Cartório. (art. 26 § 2º da lei 6.766
de 19.12.79).
• Todos os documentos constantes do processo de retificação administrativa
de matrícula, registro ou averbação referidas nos artigos 212 e seguintes da
Lei 6.015/73.
• As vias não negociáveis das Notas e Cédulas de Crédito Rural, Produto
Rural,Industrial, Comercial, Crédito à Exportação, de Crédito Bancário, de
Crédito Imobiliário e Hipotecária citada no dec.Lei 70/66, bem como todos os
anexos, aditivos, menções adicionais e outros documentos destinados
complementar tais títulos.
• Todos os documentos integrantes do processo de execução extrajudicial
previsto na Lei 9.514/97 (Alienação Fiduciária).
• Todos os documentos integrantes do processo de execução extrajudicial
constantes do dec. lei 70/66.
• A Carta de arrematação extrajudicial – art. 32 do dec. lei 70/66
Informamos ainda que a presente relação de documentos não exaure todo o
universo de documentos que deverão ficar arquivados no Registro de Imóveis,
servindo apenas para uma orientação.
Os Registradores devem ficar atentos aplicando sempre os princípios da
administração, especialmente os da legalidade, razoabilidade, economicidade
e eficiência, evitando assim exigir e arquivar documentos não necessários
para a execução dos atos.
Orienta ainda quanto ao local onde deve ser afixado o selo de fiscalização,
de uso obrigatório. Entende este Departamento, que a finalidade do selo é a
de servir como instrumento de fiscalização da prática dos atos notariais e
de registro e proteger os interesses dos usuários e da Fazenda Pública,
conforme escrito na Lei 15.424, art. 28§ 2º. Assim, o Registrador deve ao
praticar os atos, também facilitar a fiscalização destes por parte da
Corregedoria de Justiça ou do Diretor do Foro.
A Portaria Conjunta n. 002 TJMG/CGJ/SEF-MG, de 11 de março de 2005,
determina que o Selo de Fiscalização deverá ser aposto nos documentos e
papéis expedidos ou submetidos a exame dos serviços notariais e de registro,
quando da prática de atos notariais e de registro (art. 2º parágrafo único).
No artigo 10, determina ainda que o Selo de Fiscalização será utilizado em
todos os atos praticados pelos serviços notariais e de registro. E
finalmente no art. 11, VIII, determina que no ato de arquivamento serão
afixados tantos selos quantas forem as folhas arquivadas, no documento que
certificar a prática do ato.
A prática registral nos diz que a melhor forma de compatibilizar tais
dispositivos com a finalidade da lei, é que os selos sejam afixados nas
próprias folhas dos documentos que ficam arquivados no Cartório. Seriam
assim afixados os selos no documento que certifica a prática do ato, que é o
próprio ato de arquivamento. O registrador fornecerá ao usuário no recibo
circunstanciado exigido pela legislação, o valor dos emolumentos de todos os
atos praticados, inclusive dos arquivamentos efetuados, da Taxa de
Fiscalização Judiciária e o valor total cobrado, e a cota dos respectivos
valores de arquivamento será feita no documento a ser entregue ao
interessado.
Isso evitaria que o Registrador tivesse dúvida quanto à afixação do selo,
por exemplo, em um documento particular que é apresentado em uma só via. O
selo ficaria afixado naquela via e seria esta arquivada no Cartório, o que
cumpriria a finalidade da Lei. Em diversas outras hipóteses também a
fiscalização ficaria facilitada, sem descumprimento da orientação maior que
é a Portaria Conjunta.
Assim, em suma, s.m.j., é nosso entendimento que a afixação do selo,
referente ao ato de arquivamento, deve ser feita na própria folha do
documento que fica arquivada no Cartório.
Nota de responsabilidade
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reportam-se às fontes indicadas. A SERJUS não assume qualquer
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