Orientações do Departamento de Notas da SERJUS-ANOREG/MG - Arquivamento – Relação de Documentos

O Departamento de Notas da SERJUS-ANOREG/MG orienta os Notários acerca da RELAÇÃO DE DOCUMENTOS que devem ser arquivados por ocasião da prática dos atos notariais, após a entrada em vigor Lei Estadual nº 19.414/10, enquanto a matéria não é objeto de pronunciamento da Corregedoria Geral de Justiça do Estado de Minas Gerais e da Secretaria de Estado da Fazenda de Minas Gerais.

Salientamos que este é o primeiro rol, tendo em vista que a partir do dia 31 de março de 2011, os notários já estão obrigados a respeitar os dispositivos contidos na Lei n. 19.414/2010 que alterou a Lei de Emolumentos Mineira (Lei n. 15.424/04), em virtude da expiração do prazo de 90 (noventa) dias da publicação da lei (espera nonagesimal).

Portanto, o referido rol abaixo não tem caráter normativo, servindo apenas como orientação inicial, após estudos feitos pelo Departamento de Notas, o que está sujeito a alterações quando da manifestação do órgão orientador (CGJ/MG) e do órgão fiscalizador da Taxa de Fiscalização Judiciária (SEF/MG)

Relação de Documentos:

  • Documento comprobatório do pagamento do ITBI ou do ITCD (Lei n7.433/85, Decreto 93.240/86, Instrução 192/90, CGJ/MG);
     

  • Certidão de ônus reais (Lei 7.433/85, Decreto 93.240/86, Instrução 192/90, CGJ/MG);
     

  • Certidão de ações reais e pessoais reipersecutórias (Lei 7.433/85, Decreto 93.240/86, Instrução 192/90, CGJ/MG);
     

  • Certidão de inteiro teor da matrícula ou do registro (Lei 7.433/85, Decreto 93.240/86, Instrução 192/90, CGJ/MG);
     

  • Certidão Conjunta de Débitos Relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União, para pessoas jurídicas, quando necessário (INRFB);
     

  • Certidão relativa a Contribuições Previdenciárias, para pessoas jurídicas, quando necessário (IN 971/09 ,RFB);
     

  • Certidão de Quitação do IPTU, quando se tratar de imóvel urbano (Lei 7.433/85, Decreto 93.240/86, Instrução 192/90, CGJ/MG);
     

  • Certidão de Quitação do ITR, quando se tratar de imóvel rural (Lei 7.433/85, Decreto 93.240/86, Resolução 35, CNJ, Provimento 164, CGJ/MG, Instrução 192/90, CGJ/MG);
     

  • Certificado de Cadastro de Imóvel Rural - CCIR, quando se tratar de imóvel rural (Lei 7.433/85, Decreto 93.240/86, Resolução 35, CNJ, Provimento 164, CGJ/MG);
     

  • Certidão Negativa de Tributos Municipal, nas escrituras de inventário (Resolução 35, CNJ, Provimento 164, CGJ/MG);
     

  • Certidão Negativa de Tributos Estadual, nas escrituras de inventário (Resolução 35, CNJ, Provimento 164, CGJ/MG);
     

  • Certidão Negativa de Tributos Federal, nas escrituras de inventário (Resolução 35, CNJ, Provimento 164, CGJ/MG);
     

  • Certidão de feitos ajuizados na Justiça Federal, quando necessário (Lei 7.433/85, Decreto 93.240/86);
     

  • Certidão de feitos ajuizados na Justiça Estadual, quando necessário (Lei 7.433/85, Decreto 93.240/86);
     

  • Certidão de feitos ajuizados na Justiça do Trabalho, quando necessário (Lei 7.433/85, Decreto 93.240/86);
     

  • CNPJ (Lei 7.433/85, Decreto 93.240/86, Resolução 35, do CNJ, Provimento 164, CGJ/MG);
     

  • Estatuto ou Contrato Social e/ou alterações contratuais (Lei 7.433/85, Decreto 93.240/86);
     

  • Ata da Assembléia de Eleição/Nomeação dos representantes legais, quando for o caso (Lei 7.433/85, Decreto 93.240/86);
     

  • Carteira de Identidade (Lei 7.433/85, Decreto 93.240/86 , Instrução 192/90, CGJ/MG, Resolução 35, CNJ, Provimento 164, CGJ/MG);
     

  • CPF (Lei 7.433/85, Decreto 93.240/86, Instrução 192/90, CGJ/MG, Resolução 35, CNJ, Provimento 164, CGJ/MG);
     

  • Certidão de Casamento (Lei 7.433/85, Decreto 93.240/86, Resolução 35, CNJ, Provimento 164, CGJ/MG);
     

  • Pacto antenupcial (Resolução 35, CNJ, Provimento 164, CGJ/MG);
     

  • Certidão de Óbito do autor da herança (Resolução 35, CNJ, Provimento 164, CGJ/MG);
     

  • Certidão de Nascimento (Resolução 35, CNJ, Provimento 164, CGJ/MG);
     

  • Carteira da OAB do advogado, nas escrituras de divórcio e inventário (Resolução 35, CNJ, Provimento 164, CGJ/MG);
     

  • Demais documentos indispensáveis para a prática do ato e comprobatórios de propriedade de bens (Resolução 35, CNJ, Provimento 164, CGJ/MG)

    Exemplo: procuração, alvará, ata de autorização de venda de bens, DUT, extrato bancário, certificado de propriedade de jazigo perpétuo etc.

Observações:

1. Todos os documentos devem estar dentro do seu prazo de validade;

2. A Certidão de Casamento deverá ter sido expedida há no máximo 90 (noventa) dias, no caso de escritura de divórcio (inc. II, art. 14, Provimento 164, CGJ/MG);

3. A procuração terá prazo de 30 (trinta) dias, no caso da escritura de divórcio (art. 36, Resolução 35, CNJ); e

4. As certidões do registro imobiliário deverão ter sido expedidas há no máximo 30 (trinta) dias, no caso alienação de bens imóveis (Decreto 93.240/86, Instrução 192/90, CGJ/MG).

Relação de Documentos por Ato Notarial:

1. Cartão de assinatura:

  • Carteira de Identidade e CPF;

  • Certidão de Casamento, caso a Carteira de Identidade não esteja atualizada.

2. Procuração:

  • Carteira de Identidade e CPF do usuário, no caso de pessoa física, e do representante legal, no caso de pessoa jurídica;

  • Certidão de Casamento, caso a Carteira de Identidade não esteja atualizada;

  • CNPJ, Estatuto ou Contrato Social e/ou alterações contratuais, Ata da Assembléia de Eleição/Nomeação dos representantes legais, no caso de pessoa jurídica;

  • Certidão de matrícula ou registro, no caso de bem imóvel;

  • Demais documentos eventualmente necessários à prática do ato,

3. Atas notariais:

  • Carteira de Identidade e CPF do usuário, no caso de pessoa física, e do representante legal, no caso de pessoa jurídica;

  • Certidão de Casamento, caso a Carteira de Identidade não esteja atualizada;

  • Certidão de matrícula ou registro, no caso de bem imóvel;

  • CNPJ, Estatuto ou Contrato Social e/ou alterações contratuais, Ata da Assembléia de Eleição/Nomeação dos representantes legais, no caso de pessoa jurídica;

  • Demais documentos eventualmente necessários à prática do ato.

4. Escrituras declaratórias:

  • Carteira de Identidade e CPF;

  • Certidão de Casamento, caso a Carteira de Identidade não esteja atualizada;

  • Demais documentos eventualmente necessários à prática do ato.

5. Escrituras de divórcio:

  • Carteira de Identidade e CPF;

  • Certidão de Casamento atualizada (90 dias);

  • Documento comprobatório do pagamento do ITBI ou do ITCD, no caso de excedente de meação;

  • Pacto antenupcial;

  • Certidão de Nascimento de eventuais filhos;

  • Carteira da OAB do advogado;

  • Documentos indispensáveis para a prática do ato e comprobatórios de propriedade de bens, conforme relação acima;

  • Demais documentos eventualmente necessários à prática do ato.

6. Escrituras de inventário:

  • Carteira de Identidade e CPF;

  • Certidão de Casamento do falecido e dos herdeiros, se estes forem solteiros, a Certidão de Nascimento;

  • Certidão de Óbito do falecido;

  • Pacto antenupcial;

  • Carteira da OAB do advogado;

  • Certidão Negativa de Tributos Municipal;

  • Certidão Negativa de Tributos Estadual;

  • Certidão Negativa de Tributos Federal;

  • Documento comprobatório do recolhimento do ITCD;

  • Demais documentos indispensáveis para a prática do ato e comprobatórios de propriedade de bens, conforme relação acima.

7. Escrituras de compra e venda, doação, usufruto, cessão etc.

  • Documento comprobatório do pagamento do ITBI ou do ITCD;

  • Certidão de ônus reais;

  • Certidão de ações reais e pessoais reipersecutórias;

  • Certidão de matrícula ou registro;

  • Certidão Conjunta de Débitos Relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União, para pessoas jurídicas, quando necessário;

  • Certidão relativa a Contribuições Previdenciárias, para pessoas jurídicas, quando necessário;

  • Certidão de Quitação do IPTU, quando se tratar de imóvel urbano;

  • Certidão de Quitação do ITR, quando se tratar de imóvel rural;

  • Certificado de Cadastro de Imóvel Rural - CCIR, quando se tratar de imóvel rural;

  • Certidão de feitos ajuizados na Justiça Federal, quando necessário;

  • Certidão de feitos ajuizados na Justiça Estadual, quando necessário;

  • Certidão de feitos ajuizados na Justiça do Trabalho, quando necessário;

  • CNPJ, Estatuto ou Contrato Social e/ou alterações contratuais, Ata da Assembléia de Eleição/Nomeação dos representantes legais, no caso de pessoa jurídica;

  • Carteira de Identidade e CPF da pessoa física e do representante legal da jurídica;

  • Certidão de Casamento;

  • Demais documentos indispensáveis para a prática do ato.

8. Testamentos:

  • Carteira de Identidade e CPF do testador, testamenteiro, beneficiários e testemunhas;

  • Demais documentos indispensáveis para a prática do ato e comprobatórios de propriedade de bens.

Observações:

1. Quando possível, tirar a cópia xerográfica da Carteira de Identidade e do CPF na mesma folha e cobrar apenas um arquivamento;

2. Não é necessário autenticar o documento a ser arquivado, salvo se a lei assim o exigir;

3. No caso de pessoa jurídica, recomenda-se também exigir e arquivar a certidão simplificada/atualizada da JUCEMG ou do Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas;

4. No caso de pessoa enferma, recomenda-se exigir e arquivar atestado médico;

5. No caso de escrituras de inventário e divórcio, recomenda-se também exigir e arquivar a minuta assinada pelo advogado e, se possível, pelas partes; e

6. Recomenda-se constar no ato notarial que os documentos estão sendo arquivados por força de lei e a requerimento das partes.
Fonte: Departamento de Notas da SERJUS-ANOREG/MG  - 30/03/2011.

Nota de responsabilidade

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